在ERP系統(tǒng)中，不少人認(rèn)為將所有物料納入其庫存管理范疇，便能實現(xiàn)企業(yè)資源的高效整合與運作。但實際情況并非如此。在企業(yè)運營中，存在著一些特殊物料，它們可能不會被企業(yè)納入ERP系統(tǒng)庫存管理。這部分物料 是什么？該怎么處理？
一、明確不納入ERP庫存管理物料的范疇
不納入ERP庫存管理物料涵蓋了多個類別，各自具有獨特的屬性。雖然每家企業(yè)可能叫法不一樣，但一般可歸為3類：
?辦公用品：專門用于日常辦公的輔助性物品，核心用途是支持辦公活動。僅限辦公場景使用，如日常使用的文具、打印紙、文件夾等，它們大部分消耗頻率高（可能包含非易耗品，如訂書機），但價值較低，并且不直接參與企業(yè)的生產(chǎn)過程。在一家中型企業(yè)中，每月用于購買文具的費用可能僅幾百元，但采購和領(lǐng)用的次數(shù)卻多達數(shù)十次。這類物料可替換性強，換規(guī)格換供應(yīng)商也是日常操作，若將其納入ERP系統(tǒng)管理，系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)錄入等成本可能遠超物料本身價值，這類物料的需求通常由行政人事部門主導(dǎo)。
低值易耗品：指單位價值較低（通常達不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)）、使用周期短（一般1年以內(nèi)）、容易損耗或需要頻繁更換的物品。低值易耗品不局限于辦公環(huán)境，可能涉及生產(chǎn)、服務(wù)等多個領(lǐng)域。其實辦公用品和低值易耗品有重疊部分，但它們的差異主要表現(xiàn)在：
例如，工廠車間里的螺絲刀、扳手等工具，常常會因為工人頻繁使用而損耗，頻繁地在ERP系統(tǒng)中記錄這些低值易耗品的出入庫情況，會增加管理的復(fù)雜性和成本。
非生產(chǎn)性物料，非生產(chǎn)性物料（MRO）是指在企業(yè)生產(chǎn)過程中不直接構(gòu)成最終產(chǎn)品，而是用于維護、維修及運行用途的物資。這類物料包括維修用品、設(shè)備備件及耗材、運營輔助類物資等，其特點是品類繁雜、SKU數(shù)量多、單品量少，多為易耗品，廣義的非生產(chǎn)性物料是包括辦公用品和低值易耗品，本文所指的非生產(chǎn)性物料特指生產(chǎn)支持性物資，如工廠設(shè)備潤滑劑、維修工具、備用零件等，此類需求通常由生產(chǎn)部門主導(dǎo)。
在企業(yè)管理中，MRO、辦公用品、低值易耗品三者既有交叉又各有側(cè)重，需從定義屬性、使用場景、管理邏輯三個維度劃分邊界。以下是一個小結(jié)：
| | | |
| Maintenance（維護）、Repair（維修）、Operations（運營）所需物資，保障生產(chǎn)或業(yè)務(wù)連續(xù)性 | | |
| | | |
| 單位價值低、使用周期短（通常≤1年）、易損耗的物資 | | |
| 維度 | MRO | 辦公用品 | 低值易耗品 |
|---|
| 分類依據(jù) | | | |
| 管理目標(biāo) | | | |
| 采購模式 | | | |
物品示例 | MRO | 辦公用品 | 低值易耗品 | 歸屬邏輯 |
工廠設(shè)備備用電機 | √ | ? | ? | 屬于MRO（生產(chǎn)維護專用，高價值且非易耗） |
辦公室打印機硒鼓 | ? | √ | √ | 優(yōu)先歸辦公用品（用途明確），同時符合低值易耗屬性 |
車間用一次性手套 | ? | ? | √ | 屬于低值易耗品（非辦公、非MRO，但符合低值易耗標(biāo)準(zhǔn)） |
辦公電腦（單價5000元） | ? | √ | ? | 屬于辦公用品中的固定資產(chǎn)（價值超過低值標(biāo)準(zhǔn)） |
工廠設(shè)備潤滑劑 | √ | ? | √ | 同時屬于MRO和低值易耗品，但按優(yōu)先級歸MRO（用途優(yōu)先于資產(chǎn)屬性） |
二、為什么這些物料不納入ERP進行庫存管理
從成本效益角度來看，這些物料價值低，納入ERP系統(tǒng)管理成本高。辦公用品和低值易耗品單價低，在ERP系統(tǒng)中為它們建立詳細(xì)檔案、跟蹤庫存變動等操作，耗費的人力、物力成本可能超過物料本身價值。對企業(yè)來說，投入產(chǎn)出比不劃算。
管理復(fù)雜度也是重要因素。這些物料使用頻繁、種類規(guī)格繁雜。以低值易耗品為例，工具庫中的工具種類繁多，規(guī)格各異，采購頻次又高，在ERP系統(tǒng)中管理，數(shù)據(jù)錄入、更新工作繁重，容易出錯。
并且，這些物料的管理需求與ERP系統(tǒng)的適配度不高。非生產(chǎn)性物料使用周期長，管理頻率低，不適合ERP系統(tǒng)頻繁記錄和更新的模式；樣品、禮品等特殊物料管理需求特殊，傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)難以滿足。
以上3類當(dāng)中，從財務(wù)會計的角度來看有些會定義為資產(chǎn)，如模具、電腦等，這類物料本身也不會在庫存管理中管理，它們會使用資產(chǎn)管理模塊來管理。
這并不是說一定不納入ERP庫存管理，這也要看每家企業(yè)的具體情況，ERP也可管理這類物料，甚至有些ERP會有獨立的MRO或低值易耗品功能來管理。
三、非ERP庫存管理物料的有效處理策略
對于辦公用品，可采用預(yù)算控制與部門分配相結(jié)合的方式。企業(yè)年初為各部門設(shè)定辦公用品預(yù)算，各部門在預(yù)算范圍內(nèi)自主采購和管理。這樣既減輕了集中管理的壓力，又能讓各部門根據(jù)實際需求靈活調(diào)配資源。同時，定期對各部門的辦公用品使用情況進行審核，根據(jù)實際需求調(diào)整預(yù)算，避免浪費。
低值易耗品的管理重點在于定期盤點和簡化流程。每月或每季度對低值易耗品進行盤點，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確，及時發(fā)現(xiàn)丟失、損壞等情況。簡化采購流程，比如建立常用低值易耗品供應(yīng)商清單，員工可直接向清單內(nèi)供應(yīng)商采購，減少審批環(huán)節(jié)，提高采購效率。
非生產(chǎn)性物料則需要做好資產(chǎn)登記和生命周期管理。對每一件辦公設(shè)備、家具等進行資產(chǎn)登記，記錄名稱、型號、購置時間、使用部門等信息，建立詳細(xì)檔案。在其使用過程中，跟蹤維護、維修情況，合理安排更新?lián)Q代時間，提高資產(chǎn)利用率。
五、分享流程
以下是一家公司處理此類物料的流程，由購買人員提交報銷，財務(wù)報銷這樣一個簡化處理：這些存貨不在ERP業(yè)務(wù)模塊管理，因此在ERP 中沒有物料號、不在ERP中下采購訂單、不在ERP中管理庫存明細(xì)，需用手工在系統(tǒng)外進行庫存明細(xì)管理，在賬務(wù)只以總額列示，根據(jù)報銷明細(xì)手工在總賬憑證入賬。
?
動作編號 | 動作描述 | 負(fù)責(zé)部門 | 方式 | 輸入/輸出 | T-code | 附注 |
A01 | 收到報銷手續(xù)并審查 | 財務(wù)部 | 手工 |
| 無 | 非MM管理存貨是由SCM部或采購部采購,或由生產(chǎn)車間自制轉(zhuǎn)入，倉庫建立臺賬，采購人員匹配發(fā)票與入庫單、車間發(fā)料人辦理內(nèi)轉(zhuǎn)手續(xù)轉(zhuǎn)至庫房，手續(xù)齊全后轉(zhuǎn)財務(wù)報銷 |
A02 | 手續(xù)是否齊全 | 財務(wù)部 | 手工 |
| 無 | 判斷是否有入庫單、報銷單、入庫物品明細(xì)表、內(nèi)轉(zhuǎn)單 |
A03 | 退回相關(guān)手續(xù) | 財務(wù)部 | 手工 |
| 無 | 資料不全或手續(xù)不全的需退回 |
A04 | 是否增值稅發(fā)票 | 財務(wù)部 | 手工 |
| 無 |
|
A05 | 發(fā)票認(rèn)證 | 財務(wù)部 | 手工 |
| 無 | 如果采購發(fā)票為增值稅發(fā)票，需財務(wù)部稅務(wù)會計對其進行遠程認(rèn)證 |
A06 | 判斷供應(yīng)商是否存在 | 財務(wù)部 | 手工 |
| 無 | 在輸入會計憑證前需要判斷是否需要增加供應(yīng)商主數(shù)據(jù) |
A07 | 供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護流程 |
| ERP系統(tǒng) | 供應(yīng)商主數(shù)據(jù) |
| 其他憑證 |
A08 | 是否需要維護物料號 | 財務(wù)部 | 手工 |
| 無 |
|
A09 | 物料主數(shù)據(jù)維護流程 | 財務(wù)部 | ERP系統(tǒng) | 物料主數(shù)據(jù) |
|
|
A10 | 是否屬于低值易耗品 | 財務(wù)部 | 手工 |
| 無 |
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A11 | 輸入采購發(fā)票憑證 | 財務(wù)部 | ERP系統(tǒng) | 記賬憑證 |
|
|
A12 | 輸入低值易耗品攤銷憑證 | 財務(wù)部 | 手工 |
| 無 | 公司對低值易耗品采用五五攤銷，在采購入賬時同時作一筆攤銷憑證 |
A13 | 輸入采購發(fā)票憑證 | 財務(wù)部 | erp |
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| 同A11 |
A14 | 取得發(fā)票憑證 | 財務(wù)部 | 手工 |
| 無 | 庫管員依據(jù)領(lǐng)料單登記發(fā)料臺賬，報銷人將領(lǐng)料單轉(zhuǎn)財務(wù)會計部 |
A150 | 輸入發(fā)料憑證 | 財務(wù)部 | ERP系統(tǒng) | 記賬憑證 |
| 材料會計依據(jù)領(lǐng)料單做發(fā)料憑證 |
「全文完」
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該文章在 2025/5/9 9:41:22 編輯過
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