說到OA系統(tǒng)，很多在職場(chǎng)混的人應(yīng)該都深有體會(huì)。

什么是OA？

說白了就是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。現(xiàn)在你但凡進(jìn)一個(gè)公司，特別是稍微有點(diǎn)規(guī)模的，OA是標(biāo)配，不是有沒有的問題，是你逃都逃不掉。

• 每天早上打開電腦的第一件事，不是看郵件，不是打開釘釘，而是先打個(gè)卡。

• 請(qǐng)假要在OA上提申請(qǐng)，報(bào)銷要OA上填單，發(fā)個(gè)通知都要掛OA走流程。

• 還有最經(jīng)典的，“請(qǐng)A審批，B知會(huì)，C抄送，D備查”

• ——一堆人一眼看去你都不認(rèn)識(shí)，但全都在流程里等你“確認(rèn)”或“同意”。

你有沒有想過一個(gè)問題：中國企業(yè)為什么這么愛用OA？

是怕員工犯錯(cuò)？怕流程混亂？還是，怕出問題了沒人背鍋？

咱今天就來好好聊聊這個(gè)事。

OA最初是干嘛的？

說白了就是為了讓辦公更高效、信息傳遞更流暢、流程管理更透明。

它該是這樣的：

• 讓請(qǐng)假、報(bào)銷、采購等流程更標(biāo)準(zhǔn)化；

• 讓審批記錄有據(jù)可查；

• 讓跨部門、跨區(qū)域的溝通不用天天跑腿；

• 讓文件傳遞和存檔變得電子化、自動(dòng)化。

• 請(qǐng)個(gè)假要三層審批，層層簽字才敢走；

• 報(bào)個(gè)銷流程復(fù)雜到你寧愿自掏腰包；

• 抄送一堆人，沒人真正看，也沒人敢不看；

• 到了關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，一句“系統(tǒng)沒走流程”，所有責(zé)任就“誰也不擔(dān)”。

很多人以為，OA流程復(fù)雜，是為了防止出錯(cuò)。 

比如采購不審批，可能多花錢；用印不登記，可能違規(guī)；請(qǐng)假不報(bào)批，影響排班……

這些說法聽上去有理，但往深里想——這真的是“防錯(cuò)”嗎？

其實(shí)不是，更多是“防責(zé)”：

• 層層審批，是為了“責(zé)任轉(zhuǎn)移”： 一件事從主管審批、總監(jiān)審批、到總經(jīng)理，再到行政抄送、財(cái)務(wù)知會(huì)，流程越復(fù)雜，責(zé)任越分散。 誰都不會(huì)真正拍板，因?yàn)橹灰皇恰拔乙粋€(gè)人決定的”，出了問題“大家都有份”。

• 抄送功能，是為了“留下痕跡”： 很多OA操作，最底部一行“抄送至：張三、李四、王五、全體部門成員”。 你要是問為啥這么多人？答：以防萬一，大家都看到，事出有因。 真有人仔細(xì)看嗎？大多數(shù)人點(diǎn)進(jìn)去都在想“跟我有關(guān)嗎？不回是不是不合群？”

• 打卡制度，是為了“量化管理” ：表面是考勤，其實(shí)背后很多企業(yè)拿來當(dāng)“績效指標(biāo)”、“扣薪手段”。 一天晚到1分鐘，系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)紅，哪怕你是加班到凌晨的人，也別想不扣工資。

一句話總結(jié)： OA系統(tǒng)在中國很多企業(yè)，不是用來提高效率的，而是用來“劃分責(zé)任邊界”和“保障領(lǐng)導(dǎo)安全”的。怕的不是員工失誤，而是出了事后“沒人背鍋”。

你可能會(huì)問：別的國家也用OA，怎么中國企業(yè)這么沉迷？

因?yàn)橹袊髽I(yè)的管理文化，有三個(gè)“潛規(guī)則”：

很多管理者的邏輯是：別出事，出事別怪我。

所以做任何事情，第一反應(yīng)是“走流程”，而不是“怎么做更好”。 流程就像一張“護(hù)身符”，誰都怕事，誰都想留痕。

• 很多公司層級(jí)太多，一個(gè)主管做不了決定，要經(jīng)理定；經(jīng)理又說得問總監(jiān)；

• 總監(jiān)再說得請(qǐng)示總經(jīng)理……

•  最后“決定權(quán)”不是由業(yè)務(wù)說了算，而是由“流程”說了算。

一層一層往上推，其實(shí)沒有人愿意真負(fù)責(zé)。 所以流程越多，說明這個(gè)公司越“缺乏信任”，也越“怕事”。

很多公司一旦涉及錢、人、合同、法律，第一反應(yīng)不是“怎么解決”，而是“流程有沒有走完”、“有沒有漏洞”。

這就導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部越來越官僚，越來越像政府單位。

做事先問流程，不問邏輯。 誰敢拍板？沒人。大家都靠OA系統(tǒng)“決定”是否可行。

要想把OA系統(tǒng)真正用好，關(guān)鍵不是軟件裝了多少功能，而是你有沒有想明白：

OA系統(tǒng)的核心作用是什么？

它是服務(wù)“業(yè)務(wù)”的，不是服務(wù)“甩鍋”的！

所以我們一個(gè)一個(gè)來詳細(xì)說。

這句話聽著簡單，但真做到的公司不多。

現(xiàn)實(shí)案例一：

• 請(qǐng)個(gè)假要審批三層，一層沒點(diǎn)，流程卡死 很多公司請(qǐng)假系統(tǒng)設(shè)置得非常復(fù)雜

• 說到底就是怕有人“偷假”。

• 但你想，一個(gè)人請(qǐng)半天年假，要不要?jiǎng)佑玫礁笨偨?jīng)理？

• 流程越長，事越小越浪費(fèi)時(shí)間。公司不該“耗時(shí)防小錯(cuò)”，應(yīng)該“快速放權(quán)、集中盯大事”。

怎么改？

• 年假、調(diào)休、短假，由直屬上級(jí)審批即可；

• 系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置額度限制，比如“3天以內(nèi)、預(yù)算內(nèi)、金額不超標(biāo)”的項(xiàng)目自動(dòng)流轉(zhuǎn)；

• 日常辦公類采購，低于5000元的項(xiàng)目，不要層層審批，給團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人額度授權(quán)。

你有沒有見過這種情況？一個(gè)事情沒人拍板，所有人都說：“你把流程走一下，我看看再說。”

啥意思？

不愿拍板，要看系統(tǒng)批得咋樣。最后你發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)批得也不是很明確，大家還是不動(dòng)。然后就這樣拖著。

本質(zhì)問題是：權(quán)責(zé)不匹配，大家都“假審批”

領(lǐng)導(dǎo)不想擔(dān)責(zé)，就說走流程；中層沒有授權(quán)，也只好“走個(gè)過場(chǎng)”；一線執(zhí)行者等著指令，誰都不真做決定。

什么是權(quán)責(zé)明確？

• 誰對(duì)這個(gè)項(xiàng)目最清楚？就讓誰擁有“審批權(quán)”；

• 誰最靠近執(zhí)行？就讓誰擁有“否決權(quán)”；

• 誰最擔(dān)后果？就讓誰擁有“拍板權(quán)”。

舉個(gè)例子：

• 設(shè)計(jì)部門請(qǐng)了個(gè)外包設(shè)計(jì)師，預(yù)算2000元，主管一看OK，直接通過，系統(tǒng)走完就付款；

• 如果非得財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長都點(diǎn)一遍“同意”，其實(shí)就沒人對(duì)這事“真正負(fù)責(zé)”。

• 權(quán)責(zé)不清，只會(huì)制造“假責(zé)任”，大家都批過但沒人真正“確認(rèn)”或“思考”，反而出了問題誰都能說：‘我就是批個(gè)流程啊’。

很多管理者把OA流程當(dāng)成了“審批判斷”的替代品。

比如你問他：“為啥批了這個(gè)報(bào)價(jià)？” 他回答你：“系統(tǒng)流程都走完了啊。”

可你再追問：“你看過供應(yīng)商資質(zhì)沒？” 答不上來了。

這就說明他根本沒有真正判斷，而只是把審批當(dāng)“流程動(dòng)作”來完成，不是用專業(yè)在把關(guān)，而是在打卡式審批。

要命的是——出了問題，這種人還能理直氣壯地說：‘我是按流程走的，系統(tǒng)也沒報(bào)警’。

解決方案是：

• 在關(guān)鍵審批節(jié)點(diǎn)，加入“判斷責(zé)任提示”或者“風(fēng)險(xiǎn)提醒機(jī)制”，比如： 系統(tǒng)提示：“該供應(yīng)商未通過資質(zhì)驗(yàn)證，是否仍要繼續(xù)？” 審批人需打勾確認(rèn)“我已知曉并承擔(dān)判斷責(zé)任”，才能進(jìn)入下一步；

• 對(duì)于重大事項(xiàng)，系統(tǒng)不光走流程，還得記錄“判斷說明”，比如：“選擇B供應(yīng)商而非A，因報(bào)價(jià)合理、交期穩(wěn)定”。

OA不能只記錄“流程經(jīng)過”，更要記錄“判斷邏輯”。否則它就成了躲避思考的工具。

這是現(xiàn)在OA系統(tǒng)最“病態(tài)”的使用方式：

隨便一封申請(qǐng)抄送十幾個(gè)人，領(lǐng)導(dǎo)、同事、部門所有人、甚至連公司合伙人都被拖下水。

你問申請(qǐng)人：為啥抄送這么多人？ 答：怕漏了誰，到時(shí)候說沒通知；而且“抄送一下也不礙事”。

你問被抄送的人：你真看了嗎？ 答：沒時(shí)間看，也不知道為啥抄我。

這就形成了一個(gè)奇怪的局面： 一件事，大家都被知會(huì)了，但其實(shí)沒有一個(gè)人真正“了解”或者“負(fù)責(zé)”。

抄送變成了“甩鍋?zhàn)o(hù)身符”。

怎么辦？很簡單：

• 所有抄送欄設(shè)置成“限人制”，比如最多5人，超過要說明理由；

• 抄送人必須有“知情作用”，比如： 抄送人需在流程中做確認(rèn)或補(bǔ)充說明； 系統(tǒng)提示：該抄送人是否為關(guān)鍵知情人？如否請(qǐng)刪除；

• 系統(tǒng)定期統(tǒng)計(jì)“抄送閱讀率”，讓濫用的人意識(shí)到這是資源浪費(fèi)。

OA不是“通知越多越安全”，而是“通知精準(zhǔn)才有效”。知情人越少，責(zé)任才越清晰。

很多人用OA，是出于“自保”的心態(tài)。

但一個(gè)組織如果人人都用流程自保，那最終就是

——大家都“看起來很努力”，但沒人真正“做了決策”。

所以要用好OA系統(tǒng)，必須從公司管理層開始“破冰”：

• 要讓管理者敢授權(quán)，別怕承擔(dān)；

• 要讓員工信任制度，而不是逃避判斷；

• 要讓系統(tǒng)做記錄的事，而不是替你判斷的事。

——The  End——