采購入庫篇

分三部份講解：

1、講解公司的采購流程。

2、講解金蝶k3的采購流程。

3、講解金蝶k3的實際操作。

一、公司采購流程

每個公司的采購流程都有所不同，我們例舉兩個公司來講解一下。在圖中我們可以看到：

A公司的采購流程：直接走OA審批，老板審批完后，采購購買，貨物到倉庫后，倉庫人員錄（金蝶k3）系統，全程采購不需要操作（金蝶k3）系統，只需要據OA系統，做好采購工作就可以了。

B公司的采購流程：走的是釘釘審批流程，采購在報價時，要填寫金蝶k3系統的（采購申請單）；在購買時，填寫金蝶k3系統的（采購訂單）；到貨后，倉庫人員驗收貨物，填寫金蝶k3系統的（外購入庫單）；把金蝶的采購入庫分成幾個人來操作。

我們了解自己公司的采購流程就可以了。

二、金蝶k3的采購流程

金蝶k3系統的采購流程是這樣的，舉個例子，我們要在京東采購兩個電腦500W電源，錄（采購申請單）時，我們要填寫（產品信息）。流程到采購訂單時，我們要填寫（價格）和（供貨商信息）。到貨后，倉庫驗貨，填寫（入庫單），沒有問題就產品入庫存，生成記賬發票，結束采購流程。

如果產品有問題，要退貨，倉庫再填一張（紅色的入庫單），退庫存和記賬發票，單據回到采購訂單狀態，采購重新購買，再走一次入庫流程，或者不買了，采購關閉單據，結束采購流程。

注意：金蝶k3系統的單據，分為紅字和藍字，藍字為正數單據，紅字為負數單據。（正常流程是藍色字單據，退款退貨之類的是紅色字單據）

三、金蝶k3的（采購入庫）實際操作

還是一樣，舉個簡單的例子：要在（京東平臺，采購兩個，電腦500W電源，價格是200元/個），開始我們的表演。

第一、確認有物品和供應商的代碼

要在k3系統找到兩個信息，供應商（京東），物品（電腦500W電源），如果沒有，我們要自己錄一個。

打開k3系統，進入（主控臺）——（系統設置）——（基礎資料）——（公共資料）——（物料和供應商）

新增產品信息，要先選擇左邊的大類，再點右邊的小類，再點新增，一般不建議這樣做，這樣很容易錄錯產品信息的歸類，除非你很了解系統的錄入分類和財務歸類。我個人建議用管理功能來錄信息。

點管理后，進入管理介面，字段這里選（代碼或名稱），輸入（主機電源），（搜索），找到同類產品（主機電源），查看同類物品的系統歸類。

我們在這里可以看到，產品代碼是（F.130）開頭，物品的（大類）和（小類），產品（存貨科目），（收入），（成本），的歸類等信息，如果我們自己新增，不了解物品的核算歸類，很容易搞錯，到時會影響后面的財務報表。

所以我們最好是找到同類產品，雙擊進去，（復制）一個同類產品，修改名稱，修改一些你自己知道的參數，一些不了解的參數，不用改，和同類產品一樣就好。

注意：新增這里的參數設備

新增代碼自己遞增建議（勾上），隱含非必錄信息這個看自己工作需求，設置完記的點保存。

如果去掉隱含非必錄信息，新增介面這里就會多好多信息出來。這個根據自己的情況選擇。

還是繼續我們的操作，新增一個500W的主機電源，因為我們用的是（復制）同類物品，也勾選了（新增代碼自動遞增），只需要修改名稱（主機電源500W），規格型號（500W），其它選項一樣就好了，記得點保存。

再搜索一下（主機電源），就會多一個產品，代碼也自動生成（F.130387），新增物品到這結束。

現在要查看有沒有供應商（京東）

方法一樣，在（主控臺）——（系統設置）——（基礎資料）——（公共資料）——（供應商）——（管理）——搜索（京東）。

一般公司的供應商都固定有的，不用新增，用舊的就好，這樣財務的賬才不會亂。

現在確定系統里，（產品信息）和（供應商）都有了。

第二、填寫（采購申請單）

在（主控臺）——（供應鏈）——（采購管理）——（采購申請）——（采購申請單-新增/維護）

填寫采購申請單，選（公司），業務類型（外購入庫），使用部門（信息中心），物料代碼（按F7鍵，查到并選擇要購買的物料代碼或名稱），或者知道代碼，自己（手輸代碼），數量（記得填一下）。

最后要點（保存），（審核），申請單填寫完成并生效。

注意：如果要修改已（審核）的單，要先把單據（反審核），才能修改。在上面查看菜單里，有個（反審核）。

再講一下（采購申請單-維護）的功能，點維護，彈出過濾條件。一般我們按日期查（例如：日期，大于或等于，2025-01-01），下面時間和標志，記的選（全部），不然有時會查不到我們想要的單據。

這是會顯示我們剛剛查詢條件的所有單據，點（新增）就是（采購申請單）功能，點（過濾）就是（修改查詢條件）功能，雙擊單據就是（打開和修改單據）功能。在這里可以查看并新增或修改單據。

第三，從（采購申請單）到（采購訂單）

我們先講最簡單的方法，在（采購申請單-維護）介面，選中訂單，按上面的（下推--生成采購訂單）。

點生成：（采購申請單）自動關聯生成（采購訂單）。

下推生成的采購訂單有一個好處理，自動關聯單據，我們要填寫幾個關鍵選鍵選項，供應商選擇（京東），選擇采購類型（國內買的選國內采購），填寫價格（200），有黃色的為必填項。

同樣，填完后記得保存，審核。采購訂單完成，單據到入庫流程。這是最方便的流程。

第二個方法，從主控臺進入，（采購管理）——（采購訂單）——（采購訂單--新增/維護）

進入（新增采購訂單）后，要自己手動選擇對應的采購申請單，在源單類型選擇（采購申請單），在選擇號中（按F7鍵，查詢到想找的申請單，選中單號，或者自己手輸單號），這樣才能對應到采購申請單。如果是下推生成，就不用自己找關聯的單據。

關聯采購申請單后，還要填寫幾個關鍵選鍵選項，供應商選擇（京東），選擇采購類型（國內買的選國內采購），填寫價格（200），有黃色的為必填項。

再講解一下（采購訂單--維護）的功能。點開后彈出查詢條件，可以多條過濾，注意：下面最好選全部，不然有時會查詢不到你要的單據。

同樣，進去后有（新增），（審核），（查詢過濾），（下推）等功能，和采購申請單的功能一樣。

第四、從（采購訂單）到（外購入庫）

同樣，我們直接在（采購訂單-維護）里面，選擇單據，點上面的（下推--生成外購入庫），這樣快點。

點生成：可直接生成（外購入庫單）。

錄入驗收人員，點保存，審核。物品入庫完成。

生成購貨發票，（采購入庫）流程到此結束。

也可以從主控臺進入，（采購管理）——（外購入庫）——（外購入庫--新增/維護），在新增這里自己手動關聯采購訂單，在維護里面查詢修改外入庫單。功能和采購訂單一樣，這里不重復講解了。

還可以從主控臺，（倉存管理）——（驗收入庫）——（外購入庫--新增/維護），功能是一樣的，只是打開路徑不同，這里也不重復講解了。

總結一下

金蝶k3的（采購入庫）操作：

1.確認系統里有產品物料和供應商代碼，沒有就先錄代碼；

2.填寫采購申請單，選擇物料代碼，填寫數量；

3.從采購申請單關聯到采購訂單，選擇供應商代碼，錄入價格，修改數量等信息；

4.從采購訂單關聯到外購入庫單，驗收入庫，生成購貨發票；

采購入庫流程結束

還有退貨流程，下篇再分享

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