03

常見費用單據憑證附件整理規范

1. 差旅費用——必備附件

事前：需有審批簽證后的《出差申請單》

交通票據（機票行程單/高鐵票需保持二維碼完整），酒店水單（含入住人姓名、天數、金額）

出租車票：按日期排序用回形針固定，票面用鉛筆標注起止地點

補貼：單獨附《差旅補貼計算表》（列明天數/標準）

2. 業務招待費—— 必備附件

事前：制定客戶拜訪計劃，內含招待金額，由領導審批簽字。

餐飲發票需注明「接待對象+人數」（如：客戶A公司3人），

禁止使用連號定額發票（超過3張需說明合理性），因為現在定額在餐飲很少出現。

煙酒等大金額的發票報銷，需要有特批的文件證明，個人使用的煙酒不可以用于報銷沖抵。

3. 辦公用品——必備附件

事前：制定采購清單，對于大金額的采購要有比價文件證明。

商品明細清單，盡量選擇增值稅專票，以便進項抵扣，發票金額要和采購金額保持一致，后面附帶采購單和入庫單。

4. 車輛費用—— 必備附件

公司車輛：行駛證復印件+ETC扣費記錄

私車公用：《租車協議》+里程表照片

核查重點:

油費發票需對應期間內（如：報銷8月油費，發票應為8月開具）

5.員工培訓費/會議費

事前：培訓通知書、人員名單、簽字

報銷附件：培訓發票／會議費發票

和培訓機構簽訂的合同 ，培訓日期，員工參與培訓的簽到表以及培訓內容做附件備查

6.憑證裝訂標準

目的：確保憑證整齊、易查閱、便于裝訂存檔，減少財務審核和審計風險。

（1）紙張標準

使用 A4白紙 作為粘貼底單（禁止使用廢紙、便簽紙等）。

所有發票、單據必須 平鋪粘貼，不可重疊、折疊或卷曲。

（2）粘貼工具

推薦使用 固體膠棒（避免液體膠水導致紙張變形）。

小票可用 長尾夾/回形針 臨時固定，但最終裝訂前需用膠水固定。

（3）排列順序

按費用發生時間順序 或 金額從大到小 排列。

報銷單（審批單）放在最上面，發票在下，輔助單據（如行程單）在最后。

（4）憑證裝訂3步走

頂層：報銷審批單（簽字面）  

夾心：發票（按費用類型分組）  

底層：銀行回單（付款后補入）  

每一張規范粘貼的發票，每一次高效通過的報銷，都是對財務工作最好的支持，看似麻煩的過程，實際上能讓你更快的完成報銷流程，拿到自己墊付的資金，財務也能更高效的完成本職工作，不用加班，也是間接為公司省錢了。

閱讀原文：原文鏈接