縱觀市面所有ERP，無論是Oracle的EBS或FUSION、SAP的HANA/4，還是國內(nèi)大廠的金蝶K系列或星系列、用友的T系列或NC、BIP，財務(wù)的核心都在總賬系統(tǒng)（模塊）。

1.1 系統(tǒng)定位

總賬系統(tǒng)是企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)的核心模塊，承擔(dān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)集中核算、財務(wù)數(shù)據(jù)匯總歸集、財務(wù)報表生成的核心職責(zé)。通過記錄所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈（憑證），自動生成標(biāo)準(zhǔn)化賬簿（總賬/明細(xì)賬），并基于賬簿數(shù)據(jù)輸出法定財務(wù)報表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表等），為企業(yè)管理層、稅務(wù)、審計提供統(tǒng)一的財務(wù)數(shù)據(jù)支撐。

1.2 核心目標(biāo)

• 數(shù)據(jù)集中化
  所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)通過憑證統(tǒng)一錄入，避免分散記賬導(dǎo)致的口徑差異；
• 核算標(biāo)準(zhǔn)化
  遵循《企業(yè)會計準(zhǔn)則》，規(guī)范科目、輔助核算、記賬規(guī)則；
• 流程自動化
  實(shí)現(xiàn)憑證審核、記賬、結(jié)賬、報表生成的流程化操作，減少人工干預(yù)；
• 數(shù)據(jù)可追溯
  支持從憑證到賬簿、報表的全鏈路數(shù)據(jù)溯源，滿足審計要求。

總賬系統(tǒng)核心模塊包括：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、憑證管理、賬簿管理、報表管理、期末處理，各模塊邏輯關(guān)聯(lián)，形成“數(shù)據(jù)錄入→審核→記賬→結(jié)賬→輸出”的完整閉環(huán)。

2.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊

功能定位：維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)規(guī)則與參數(shù)，確保核算口徑統(tǒng)一。
核心子模塊：

• 會計科目管理：

• 支持自定義科目體系（如工業(yè)企業(yè)按《企業(yè)會計準(zhǔn)則》設(shè)置資產(chǎn)/負(fù)債/所有者權(quán)益/成本/損益類科目）；
• 科目屬性配置：包括科目編碼（規(guī)則：4-2-2級，如1002銀行存款→100201工行→10020101人民幣戶）、科目名稱、記賬方向（借/貸）、余額方向（默認(rèn)同方向）、是否末級科目（末級科目才能記賬）；
  需要說明的是，國際廠如Oracle的EBS的會計科目編碼并不是像國內(nèi)ERP一樣有這么清晰、固定的層級關(guān)系，而是模塊化段組合：科目編碼（COA）采用段式結(jié)構(gòu)，例如“公司-業(yè)務(wù)單元-科目基礎(chǔ)要素-內(nèi)部公司-客商-項目”，通過彈性域（Flexfield）靈活組合字段，而非固定層級。他們之間的對比如下：
  
• 科目凍結(jié)/啟用：支持停用歷史科目（如舊準(zhǔn)則下的“待攤費(fèi)用”），避免誤用。

• 輔助核算項管理：

• 定義輔助核算維度（如部門、客戶、供應(yīng)商、項目、現(xiàn)金流量項目）；
• 配置輔助核算規(guī)則：指定哪些科目需關(guān)聯(lián)輔助核算（如“管理費(fèi)用”需關(guān)聯(lián)部門，“應(yīng)收賬款”需關(guān)聯(lián)客戶）；
• 輔助核算檔案維護(hù)：建立部門目錄（如行政部、銷售部）、客戶清單（含客戶編碼、名稱、聯(lián)系人）、供應(yīng)商清單等。
• 隨著企業(yè)信息化程度的完善和業(yè)務(wù)的擴(kuò)大，部分核算檔案會遷移或集中至基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（也稱主數(shù)據(jù)）中心管理，如客戶、供應(yīng)商、組織部門等，實(shí)現(xiàn)一處維護(hù)多處使用，減少重復(fù)維護(hù)工作和避免數(shù)據(jù)差錯問題。

• 記賬規(guī)則配置：

• 記賬權(quán)限控制：按角色分配憑證錄入/審核/記賬權(quán)限（如會計錄入，主管審核）；
• 憑證明細(xì)限制：單張憑證最多行數(shù)（如100行）、必填字段（摘要、借貸方金額、輔助核算項目等）；
• 外幣核算規(guī)則：支持固定匯率/浮動匯率，設(shè)置記賬匯率、折算匯率。

2.2 憑證管理模塊

功能定位：記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的“數(shù)據(jù)入口”。
核心流程：憑證錄入→憑證審核→憑證記賬→憑證修改/作廢。

2.2.1 憑證錄入

• 錄入方式
  支持手工錄入（逐筆錄入摘要、科目、借貸方金額）或模板導(dǎo)入（Excel模板導(dǎo)入標(biāo)準(zhǔn)格式憑證）；
• 智能校驗(yàn)
• 科目有效性：錄入科目必須為末級科目且未凍結(jié)；
• 金額平衡：借貸方合計金額必須相等（系統(tǒng)自動提示“借貸不平衡”）；
• 輔助核算匹配：若科目需關(guān)聯(lián)輔助核算（如“應(yīng)收賬款-客戶A”），需選擇對應(yīng)輔助項；
• 權(quán)限控制：僅允許授權(quán)角色（如會計）錄入，且不可修改他人錄入的憑證（防篡改）。

2.2.2 憑證審核

• 審核規(guī)則
• 審核人不能是憑證錄入人（職責(zé)分離）；
• 審核需檢查業(yè)務(wù)真實(shí)性（如發(fā)票是否合規(guī)）、金額準(zhǔn)確性（與附件一致）、科目適用性（如“研發(fā)費(fèi)用”是否誤用為“管理費(fèi)用”）；
• 審核通過后，憑證狀態(tài)變更為“已審核”，不可直接修改（需反審核后調(diào)整）。

2.2.3 憑證記賬

• 記賬觸發(fā)
  審核通過的憑證自動進(jìn)入記賬隊列（或手動點(diǎn)擊“記賬”）；
• 記賬邏輯
  系統(tǒng)按科目匯總借貸方發(fā)生額，更新科目臨時余額表（未結(jié)賬前可反記賬）；
• 防重復(fù)記賬
  同一憑證只能記賬一次，重復(fù)操作提示“憑證已記賬”。

2.2.4 憑證修改/作廢

• 修改
  僅“未審核”或“已反審核”的憑證可修改，修改后需重新審核；需要注意的是，Oracle或SAP的ERP是不支持憑證修改，只能反沖銷，這種設(shè)計有利有弊，利的是體現(xiàn)賬務(wù)嚴(yán)謹(jǐn)，對財務(wù)人員提出更高要求；只不過對于國人隨意的習(xí)性有點(diǎn)不習(xí)慣。
• 作廢
  無效憑證（如重復(fù)錄入）可標(biāo)記為“作廢”，作廢憑證不參與記賬，但保留痕跡（審計需要）。

2.3 賬簿管理模塊

功能定位：基于記賬憑證自動生成各類賬簿，提供財務(wù)數(shù)據(jù)的明細(xì)與匯總視圖。
核心賬簿：

查詢規(guī)則：

• 支持按科目、期間、輔助項組合查詢（如查詢“2024年1月銷售部管理費(fèi)用明細(xì)”）；
• 提供“發(fā)生額趨勢圖”（如某科目月度波動）、“余額預(yù)警”（如某科目超預(yù)算提示，需啟用預(yù)算模塊）。

2.4 報表管理模塊

功能定位：基于賬簿數(shù)據(jù)生成法定財務(wù)報表及管理報表，滿足外部監(jiān)管與內(nèi)部決策需求。
核心報表：

報表流程：

1. 報表模板配置（預(yù)置法定報表模板，支持自定義管理報表）；
2. 報表取數(shù)（自動從賬簿/憑證提取數(shù)據(jù)，支持手動調(diào)整特殊事項）；
3. 報表審核（財務(wù)負(fù)責(zé)人核對數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系，如資產(chǎn)負(fù)債表“未分配利潤”=利潤表“凈利潤”+期初未分配利潤）；
4. 報表導(dǎo)出（支持Excel/PDF格式，帶防篡改水印）。

2.5 期末處理模塊

功能定位：完成會計期間的結(jié)賬操作，確保數(shù)據(jù)閉環(huán)并為下一期間初始化。
核心步驟：

2.5.1 月末檢查

系統(tǒng)自動校驗(yàn)以下條件，不滿足則禁止結(jié)賬：

• 所有憑證已審核并記賬；
• 試算平衡（總賬借貸方發(fā)生額/余額相等）；
• 關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)處理完成（如工資計提、折舊計提、稅費(fèi)計算）；
• 往來賬項核對一致（如應(yīng)收賬款與CRM系統(tǒng)客戶對賬完成）。

2.5.2 自動轉(zhuǎn)賬

系統(tǒng)按預(yù)設(shè)規(guī)則自動生成轉(zhuǎn)賬憑證（無需人工錄入），常見類型：

• 費(fèi)用分?jǐn)?/span>
  如“制造費(fèi)用”按人工工時分?jǐn)傊痢吧a(chǎn)成本”；
• 損益結(jié)轉(zhuǎn)
  將“收入”“成本”“費(fèi)用”類科目余額轉(zhuǎn)入“本年利潤”；
• 稅費(fèi)計提
  根據(jù)稅法計算“應(yīng)交增值稅”“企業(yè)所得稅”并生成憑證。

2.5.3 結(jié)賬操作

• 所有檢查通過后，點(diǎn)擊“結(jié)賬”，系統(tǒng)標(biāo)記當(dāng)前期間為“已結(jié)賬”；
• 已結(jié)賬期間不可修改憑證（需反結(jié)賬后調(diào)整，僅允許月末/年末操作）；
• 結(jié)賬后自動生成下月期初余額（與上月期末余額一致）。

3.1 業(yè)務(wù)流程（憑證→報表）

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3.2 關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)說明

• 憑證錄入
  會計崗每日根據(jù)原始單據(jù)（發(fā)票、合同、入庫單）錄入，要求當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日錄入；
• 憑證審核
  主管崗次日上午完成審核，重點(diǎn)核查業(yè)務(wù)合規(guī)性（如超5000元支出需附審批單）；
• 月末檢查
  結(jié)賬前3日啟動，系統(tǒng)自動推送待辦事項（如“未計提折舊”“未核對銀行賬”）；
• 報表生成
  結(jié)賬后次日生成報表，財務(wù)崗核對勾稽關(guān)系后，于次月5日前提交管理層。

4.1 功能架構(gòu)

采用“前端交互層→業(yè)務(wù)邏輯層→數(shù)據(jù)層”三層架構(gòu)：

• 前端交互層
  Web端（財務(wù)人員操作）+ 移動端（審批提醒），支持Chrome、Edge瀏覽器；
• 業(yè)務(wù)邏輯層
  封裝核心功能（憑證校驗(yàn)、記賬、取數(shù)），通過API提供服務(wù)；
• 數(shù)據(jù)層
• 關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（MySQL）：存儲基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（科目、輔助項）、憑證、賬簿、報表；
• 緩存數(shù)據(jù)庫（Redis）：緩存高頻訪問數(shù)據(jù)（如科目編碼表），提升查詢效率；
• 日志數(shù)據(jù)庫（Elasticsearch）：記錄操作日志（誰、何時、修改了哪條憑證），用于審計。
• 從實(shí)務(wù)來看，用MySql的居多，當(dāng)然SAP有其獨(dú)特的HANA數(shù)據(jù)庫而出名。

4.2 外部接口

• ERP系統(tǒng)
  同步采購訂單、銷售發(fā)貨單等業(yè)務(wù)單據(jù)（作為憑證錄入依據(jù)）；
• 稅務(wù)系統(tǒng)
  獲取進(jìn)項/銷項發(fā)票信息（自動驗(yàn)真，避免不合規(guī)發(fā)票入賬）；
• 銀行系統(tǒng)
  直連銀行獲取電子回單，自動匹配記賬憑證（減少人工錄入）；由于銀行眾多逐一對接銀行成本高，一般通過第三方（如招商銀行、金蝶的銀企直聯(lián)）與銀行對接。
• OA系統(tǒng)
  同步審批流程（如大額支出需OA審批通過后，才能錄入憑證）。

5.1 憑證明細(xì)行校驗(yàn)規(guī)則

5.2 憑證審核權(quán)限表

5.3 報表勾稽關(guān)系校驗(yàn)

6.1 性能要求

• 憑證錄入響應(yīng)時間：≤2秒（單條）；
• 憑證查詢響應(yīng)時間：≤3秒，實(shí)務(wù)中根據(jù)賬簿數(shù)據(jù)大小及ERP技術(shù)棧而性能會有所差異；
• 賬簿查詢響應(yīng)時間：≤3秒（1000條明細(xì)內(nèi)）；
• 報表生成時間：≤10分鐘（含100張關(guān)聯(lián)報表）。

6.2 安全性要求

• 權(quán)限控制：最小權(quán)限原則（如出納僅能查看現(xiàn)金/銀行日記賬，不可修改憑證）；權(quán)限控制分表、字段、按鈕、數(shù)據(jù)等4個顆粒度，表、數(shù)據(jù)與按鈕比較好實(shí)現(xiàn)，字段級（比如《員工表》，A用戶可能看到【姓名】、【電話號碼】字段，B用戶卻只能看到【姓名】字段）。
• 數(shù)據(jù)加密：傳輸層HTTPS加密，存儲層敏感字段（如銀行賬號）AES加密；
• 操作日志：記錄所有關(guān)鍵操作（憑證修改、結(jié)賬、報表導(dǎo)出），保留≥3年。

6.3 易用性要求

• 界面設(shè)計：采用財務(wù)人員熟悉的表格布局（類似Excel），關(guān)鍵操作（保存、審核）按鈕固定右側(cè)；
• 提示信息：校驗(yàn)不通過時明確提示原因（如“科目1002非末級，請選擇100201”）；
• 幫助文檔：內(nèi)置操作手冊（如截圖、動畫），支持關(guān)鍵詞搜索（如“如何反結(jié)賬”）。

閱讀原文：https://mp.weixin.qq.com/s/8vHxNJTl40ABQgXpMOyWRQ